Das perfekte Technik-Briefing für hybride Veranstaltungen

Ein erfolgreiches hybrides Event steht und fällt mit der technischen Planung. Damit wir als Veranstaltungstechnik-Dienstleister ein belastbares Angebot erstellen können, brauchen wir von Anfang an klare Informationen – und zwar nicht nur zum Datum und Ort, sondern zu allen Aspekten, die Bild, Ton, Streaming und Ablauf betreffen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Informationen in ein Briefing gehören, um Missverständnisse zu vermeiden, Zeit zu sparen und ein passgenaues Angebot zu erhalten.

1. Grundlegende Eventdaten

Beginnen Sie mit den Basics:

• Datum, Ort und Uhrzeiten der Veranstaltung

• Räumliche Gegebenheiten: Anzahl und Größe der Räume, Bühnenflächen, Zuschauerbereiche

• Teilnehmendenzahlen vor Ort und online

• Ablaufplan oder Regieplan: Wann finden Sessions, Pausen oder Übergänge statt?

• Verantwortlichkeiten: Wer entscheidet über technische Fragen, wer ist Ansprechpartner vor Ort, wer ist Ansprechpartner in der Location?

  
  

Diese Informationen helfen uns, den Personal- und Materialbedarf realistisch einzuschätzen.

2. Content und Zuspielung

Für hybride Formate spielt der Content eine zentrale Rolle:

• Wie werden Präsentationen, Videos oder Einspieler zugespielt?

• In welchem Format liegen sie vor (PowerPoint, PDF, Video)?

• Wer steuert die Präsentationen – vor Ort oder remote?

• Wann und wo werden die Dateien geliefert?

  
  

Ein gut strukturiertes Content-Management vermeidet technische Engpässe während des Events.

3. Streaming & Interaktion

Das Herzstück hybrider Events ist die Verbindung von Bühne und Online-Publikum.

• Welche Streaming-Plattform soll genutzt werden (Zoom, Teams, YouTube, Hopin etc.)?

• Wird der Stream einseitig oder interaktiv sein?

• Gibt es Breakout-Sessions oder parallele Streams?

• Soll der Stream aufgezeichnet oder live geschnitten werden?

• Ist eine Simultanübersetzung oder Untertitelung geplant?

Je nach Plattform und Funktionsumfang variiert der technische Aufwand erheblich.

4. Audio, Mikrofone & Tonmischung

Ein klarer, verständlicher Ton ist entscheidend – sowohl im Raum als auch im Stream.

• Wie viele Redner:innen oder Panelgäste sind gleichzeitig auf der Bühne?

• Welche Mikrofontypen werden benötigt (Headsets, Handmikros, Saalmikros)?

• Gibt es Publikumsfragen – vor Ort, online oder hybrid?

• Soll der Stream-Ton im Saal hörbar sein?

Ein sauber geplantes Audio-Setup spart wertvolle Zeit bei der Probe.

5. Video, Projektion & Displays

Visuelle Darstellung ist mehr als nur „Kamera an“. Geben Sie daher in der Anfrage an:

• Welche Bildquellen (Kamera, Präsentation, Live-Schalten) werden genutzt?

• Wie viele Kameras sind gewünscht bzw. welche Perspektiven werden benötigt?

• Welche Displays oder LED-Wände sind in der Location vorhanden bzw. werden gewünscht?

• Werden Vorschaumonitore für Redner:innen benötigt?

  
  

Je nach Setup beeinflusst das den Regieaufwand und die benötigte Technik stark.

6. Internet & IT-Infrastruktur

Ohne stabiles Netz kein Stream:

• Welche Bandbreite steht in der Location zur Verfügung (Upload/Download)?

• Gibt es eine dedizierte Leitung für den Stream?

• Soll ein Backup-Internet (z. B. LTE/5G) bereitgestellt werden?

• Müssen Zugänge oder Firewalls berücksichtigt werden?

  
  

Diese Details sind essenziell, um Streaming-Ausfälle zu vermeiden.

7. Aufbau, Probe & Ablauf

Damit am Veranstaltungstag alles läuft, sollte das Briefing diese Punkte enthalten:

• Zugang zur Location: ab wann ist Aufbau möglich?

• Probezeiten und Technik-Checks – wer ist beteiligt?

• Ablaufplan mit Timecodes oder flexibel?

• Abbauzeit und Abtransportbedingungen

Ein abgestimmter Zeitplan sorgt für reibungslose Abläufe.

8. Sicherheit & Backup

Hybride Events haben viele technische Komponenten – also auch viele potenzielle Fehlerquellen.

• Gibt es Notfallpläne seitens der Location bei Strom- oder Internetausfall?

• Welche Sicherheitsvorgaben gelten (Brandschutz, VDE, DGUV)?

• Backup-Lösungen für Ton, Video, Licht oder Stream vorhanden?

Als professionelles Technikteam planen wir immer mit redundante Systeme – aber das geht nur, wenn wir die Anforderungen kennen.

9. Kommunikation & Zuständigkeiten

Definieren Sie, die Zuständigkeiten vorher:

• Wer ist Hauptansprechpartner während des Events?

• Wie kommunizieren Sie mit dem (Technik-)Team (Intercom, Funk, Chat)?

• Gibt es eine Crewliste mit Rollen und Kontaktdaten?

  
  

Klare Kommunikationsstrukturen verhindern Missverständnisse und Stress.

10. Nachbereitung

Auch nach dem Event ist Technik gefragt:

• Soll eine Aufzeichnung bereitgestellt werden (Format, Speicherort)?

• Wird eine Postproduktion benötigt (Schnitt, Branding, Untertitel)?

• Wer erhält das Rohmaterial?

  
  

Wenn diese Fragen frühzeitig geklärt sind, können wir auch direkt nach dem Event liefern.

Fazit

Ein präzises Briefing spart Zeit, vermeidet Rückfragen und sorgt für ein realistisches Angebot. Wer als Eventmanager:in frühzeitig klare Angaben macht, schafft die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit – und für ein hybrides Event, das technisch und inhaltlich überzeugt.