Hybride Events: Technik verstehen und die richtige Anfrage stellen

Hybride Events sind inzwischen fester Bestandteil der Veranstaltungswelt. Sie verbinden die Vorteile eines physischen Treffens vor Ort mit den Reichweitenmöglichkeiten digitaler Formate. Damit ein solches Event gelingt, ist eine sorgfältige Planung im Vorfeld entscheidend – besonders, wenn es um die Technik geht. Als Eventmanager:in müssen Sie nicht jedes Detail selbst verstehen, sollten aber wissen, welche Fragen Sie sich stellen und welche Informationen Sie an uns als ihr Partner in Sachen Veranstaltungstechnik liefern sollten.

1. Ziel, Inhalt und Struktur klären

Bevor es um Kabel, Kameras oder Plattformen geht, sollte klar sein: Was ist das Ziel des Events? Wen möchten Sie erreichen – nur die Teilnehmer im Saal oder auch externe Gäste online? Soll es eher eine klassische Präsentation werden oder eine interaktive Diskussion? Diese Antworten sind die Grundlage für alle weiteren technischen Entscheidungen.

2. Streaming und Plattform

Ein Kernaspekt hybrider Events ist die Übertragung. Hier muss definiert werden:

• Wohin soll gestreamt werden? (Eigenes Portal, Unternehmenswebsite, externe Plattform wie Zoom, Teams oder ein professionelles Streamingportal)

• Wie gesichert soll der Zugang sein? (Offen, passwortgeschützt, oder mit personalisierten Links)

• Mit welchen Kosten ist die Plattform verbunden?

  
  

Eine klare Vorgabe erleichtert uns die Wahl hierbei des passenden Setups.

3. Teilnehmerzahlen und Interaktion

Technikplanung hängt stark von der Anzahl der Teilnehmer ab – sowohl vor Ort als auch online. Für 50 Zuschauer im Raum genügt eine andere Ausstattung als für ein Plenum mit 500 Gästen. Auch Interaktion spielt eine Rolle: Sollen Fragen live gestellt werden, soll es Umfragen oder Abstimmungen geben? Je mehr Austausch geplant ist, desto mehr technische Schnittstellen müssen eingeplant werden (z. B. Mikrofone im Saal, Chat-Moderation oder Voting-Tools).

4. Bild und Ton – die Grundlagen jedes Streams

Nichts schreckt Online-Teilnehmer schneller ab als schlechter Ton oder verwackelte Bilder. Für hybride Events gilt daher:

• Kameras: Mindestens eine Totale (ganzer Raum), besser zusätzlich eine zweite für Nahaufnahmen von Referenten.

• Audio: Ein sauberes Mikrofonsystem ist Pflicht – je nach Format mit Headsets, Handmikros oder Saalmikros.

• Präsentationen: Inhalte wie PowerPoint, Videos oder externe Referenten müssen sauber eingebunden werden können.

  
  

5. Licht und Bühnenausleuchtung

Gute Beleuchtung ist nicht nur für das Publikum im Saal wichtig, sondern vor allem für die Kamerabilder im Stream. Leider wird gerade der Part meistens aus Budgetgründen gestrichen ("es ist ja hell genug im Raum") und hinterher ist der Ärger groß wenn im Stream die Bühne und Speaker im "Dunklen" stehen. Daher:

• Gesichter müssen gleichmäßig und natürlich ausgeleuchtet sein (Key Light und Fill Light).

• Backlight sorgt dafür, dass sich Referenten vom Hintergrund abheben.

• Für bewegte Redner sind breite Flächenlichter oder Follow-Spots hilfreich.

  
  

6. Internetverbindung – die unsichtbare Basis

Ohne stabile Leitung kein Stream. Eine feste LAN-Verbindung mit mindestens 50 Mbit/s ist Standard, besser mehr. Das (oftmals kostenlose Hotel-)WLAN allein reicht nicht, wenn es um Sicherheit und Ausfallsicherheit geht. Diese Basisfrage sollte früh geklärt werden, damit vor Ort keine bösen Überraschungen warten.

7. Branding und Inszenierung

Auch hybride Events sind eine Bühne für Markenbotschaften und diese müssen richtig in Szene gesetzt werden werden. Wir sollten daher von Ihnen wissen, ob ein Branding gewünscht ist – etwa Einblendungen im Stream, eine gestaltete Rückwand oder Logos im Bild. Das trägt wesentlich zur Professionalität und Wiedererkennbarkeit bei. Sprechen Sie uns bitte an, wenn Sie hier Unterstützung in der Konzeptionierung benötigen.

8. Checkliste für die Anfrage an den Technikpartner

Damit wir schnell ein passendes Angebot erstellen kann, sollten Sie folgende Punkte in ihrer Anfrage berücksichtigen:

• Datum, Uhrzeit und Dauer des Streams

• Anzahl Teilnehmer vor Ort und online

• Gewünschte Plattform bzw. Art des Streamings

• Interaktionsmöglichkeiten (Q&A, Voting, Chat)

• Bild- und Tonanforderungen (Kameras, Mikrofone, Zuspielungen)

• Lichtanforderungen

• Internetverfügbarkeit vor Ort

• Branding-Wünsche

  
  

Wer diese Basisfragen beantwortet, legt den Grundstein für eine effiziente Zusammenarbeit und spart Zeit sowie unnötige Rückfragen.

Fazit

Hybride Events leben von guter Technik – doch die Technik kann nur so gut sein wie die Vorbereitung. Eventmanager müssen keine Tontechniker oder Kameraleute werden. Es reicht, die richtigen Fragen zu stellen und die eigenen Ziele klar zu kommunizieren. So entsteht eine saubere Grundlage für uns als Technikfirma, um das Event reibungslos umzusetzen und dafür zu sorgen, dass sowohl das Publikum im Saal als auch die Gäste am Bildschirm begeistert sein werden.

Wann sprechen wir über Ihre nächste hybride Veranstaltung?